En SharePoint, además de los principales templates, ahora ya casi orientados a los exclusivos de modern sites, puedes crearte tus propios Templates (tarea nada fácil). Y en Teams también han facilitado este apartado de templates de Teams (tan fácil como partir de un teams existente). De hecho, la idea es proporcionar un entorno de Templates más elaborados.
Pero siento comunicar que, en la realidad esto da tan poca practicidad, que sólo se usaría para cosas muy básicas y/o muy concretas que, al final, siguen sin resolver el cómo crear espacios de colaboración corporativos (ECC) verdaderamente útiles y resolver problemas de confusión, desorden, duplicados, baja productividad, etc.
Entonces, ¿qué hay que tener en cuenta al escoger una plantilla de Teams o SharePoint?
La triste realidad es que crear un ECC no se limita al Copy & Paste de una estructura simple; significa ejecutar flujos de aprobación (des de el autoservicio hasta la aprobación según tipología de colaboración), flujos de contenido (además de determinar la estructura, facilitar el contenido y los metadatos), flujos de seguridad (permisos, grupos, etc) y más flujos según la complejidad.
Por tanto, como mucho, todos esos templates sencillos ya existentes sólo pueden llegar ser una insignificante parte del proceso de creación de un ECC, y que cada uno evalúe si compensan o no.
En Raona te ayudamos a diseñar estos flujos de manera fácil gracias a nuestra dilatada experiencia y a crear espacios de trabajo corporativo personalizados y gobernables.
Qué tener en cuenta al personalizar una plantilla de Teams o SharePoint
El toque “social”
La colaboración verdadera conlleva, o debería conllevar, la acción de comentar. En O365 hay diversas formas/niveles de comentar: comentarios y notas en Excel/Word propios del contenido, comentarios del documento, atributos de la document library, comentarios de páginas, canales de Yammer, …. Y el más triunfador: el chat de un Teams.
La facilidad de creación de un Teams, el disponer del chat y la opción de hub, son los argumentos fáciles para que un ECC se oriente hacia un Teams. Como argumentos en contra, cabe mencionar:
- El chat se orienta a comentarios globales del canal, no a términos más explícitos y probablemente de más valor.
- Pocos saben que un modern site puede hacer teamifying
- A veces, la formalidad de un documento empezando por su aprobación
- No vas a crear miles de Teams de un mismo tipo (p.ej uno para cada cliente y que tu organización tenga miles). Sepas que hay límites en Teams.
Por tanto, recomiendo no quedar deslumbrados por el chat al definir un ECC, sino por facilitar una mejor estructura, contenido proporcionado, metadatos mejor gestionados desde Sharepoint, etc
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Seguridad
Este argumento facilita la definición y creación de ECCs, entendiendo que antes de crear (instanciar) un ECC, su seguridad está mucho más clara, controlada y predefinida. Este trabajo se hizo al definir la plantilla por el equipo de seguridad.
Mientras un Teams opta por simplificar la seguridad en los miembros (owners, …), Sharepoint nos da muchas más opciones y más complejas. Pero insisto, un ECC puede ser tan complejo como el acceso a terceras herramientas también con sus permisos (y espero disfrutes de SSO).
Al definir un ECC (la plantilla), puede determinarse infinidad de roles que superan los de Teams por su funcionalidad explícita. Por ejemplo: un tipo de ECC que sea un Proyecto de Desarrollo puede incluir roles como Steering Committe, Project Manager, Provider A, Provider B, Developer, Architect, etc cada uno con sus accesos restringidos a cada información.
No olvidemos también etiquetas sensibles predefinidas para cada document library, flujos de aprobación predeterminados, accesos externos, etc
Es más fácil definir la seguridad e ir evolucionándola en la plantilla de la ECC, que cada empleado tenga que ir descubriendo agujeros de seguridad.
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